Gestion du temps Pour aller plus vite... Prenez votre temps !

Dans le tourbillon du quotidien, l’angoisse de « perdre du temps » conduit parfois à précipiter les décisions. Erreur ! Car l’avenir est à ceux qui savent maîtriser agenda et calendrier. Et si, pour aller vite, il importait avant tout de prendre son temps ?

Est-ce à force de rappeler que « notre monde va de plus en plus vite ? » Les livres sur la gestion du temps ont fleuri ces dernières années dans les librairies, au point de devenir un rayon à part entière sur les étagères des librairies professionnelles. La plupart de ces ouvrages proposent des recettes pour éviter les pertes de temps. Ils rappellent surtout un principe essentiel : le vrai défi consiste à ne pas se laisser dominer par le tic-tac de la montre, de rester maître de son emploi du temps malgré les contraintes.

Gérer le temps comme une ressource

La première question qui se pose est celle de notre rapport au temps. Chacun de nous a le sien, bien sûr. Mais en synthèse, on peut retenir deux visions antagonistes. On peut considérer le temps comme un flux, qui s’écoule indépendamment de nous et que nous tentons de maîtriser tout en le subissant. Cette approche est naturelle, mais philosophes et psychologues soulignent combien elle est source d’angoisse, de dépossession, de stress. On peut aussi considérer le temps comme une ressource - certes finie, mais maîtrisable. Bergson ne rappelait-il pas que le temps est une invention humaine ? Attention toutefois : optimiser la gestion de son temps, ce n’est pas s’activer le plus possible : c’est l’utiliser de manière efficace pour se ménager des plages de temps libre - ce temps que Nadine Fleiszman (« Du temps... pour quoi faire ? ») définit simplement comme « le temps rempli par soi et seulement par soi ».

La première urgence : prendre son temps !

Quand le temps semble nous manquer, accélérer le rythme pour « ne pas perdre une minute » est un calcul souvent trompeur. Car à vouloir aller trop vite on prend rarement le chemin le plus court... « Savoir perdre du temps pour en gagner » , voici donc la grande maxime des stratèges du temps. L’adage vaut pour toute tâche à accomplir, mais plus encore s’il s’agit d’une décision à prendre. Car on sait tous combien une mauvaise décision peut entraîner de pertes de temps pour toute l’entreprise ! En réalité, commencer par prendre son temps est la seule solution pour espérer le dominer par la suite - et ne pas être esclave du calendrier (pour un projet) ou de son agenda (pour le quotidien).

Faire le point, organiser... et planifier

Prendre son temps, donc... Mais pour quoi faire ? La première utilité de ce temps de démarrage est de se mettre en condition pour agir. Certains rangent leur bureau, d’autres sortent pour s’aérer l’esprit - à chacun sa technique. Une fois en condition, il s’agit de bien valider les objectifs (essentiel) et les délais (indispensable), puis de planifier les tâches. Ensuite seulement il sera temps de plonger dans l’action.

Apprendre à organiser son temps

Tous les ouvrages consacrés au sujet rappellent les grands principes de la gestion du temps : établir une liste hiérarchisée des tâches, se ménager des plages horaires de travail sans interruption, finir ce qu’on a commencé, fixer un timing précis pour les réunions... Autant de principes que la plupart des professionnels connaissent, mais que nous savons si peu appliquer au quotidien. Pour pouvoir les appliquer, disent les auteurs, il faut d’abord travailler sur les « croyances limitantes » qui nous empêchent de passer à l’action (« je n’aurai jamais le temps ! » se dit le cadre dépassé par le flux), et prendre conscience, malgré le poids des habitudes, qu’une autre gestion du temps est possible. Dans un environnement tourbillonnant, prendre son temps est en soi une décision courageuse.

Il s’agit aussi de faire la chasse aux « voleurs de temps » qui empoisonnent nos calendriers. Mais cela aussi passe d’abord par un travail sur soi ! « Nous avons vite fait de faire porter le chapeau de la perte de temps aux autres », poursuit Nadine Fleiszman. « Pourtant, si les autres créent de nombreuses interruptions dans notre vie professionnelle, la plus grande part de responsabilité nous revient de très loin ». Il ne revient qu’à nous en effet de fermer la porte du bureau, de débrancher le téléphone et de ne plus être esclave de sa boîte mail en ne relevant le courrier qu’à certains moments précis de la journée... Et discipliner notre usage des réseaux sociaux, par exemple.

Eloge de la pause

Un récent ouvrage québécois (« Temps d’arrêt pour les leaders ») recommande aux décideurs une pause quotidienne de méditation. Savoir s’extraire du flux quotidien pour réfléchir aux principes qui guident nos actes est un trait caractéristique des grands leaders, écrivent les auteurs. De façon générale, la pause apparaît comme un élément essentiel de la gestion du temps. Certains ouvrages en distinguent d’ailleurs deux sortes : la pause de cinq minutes au milieu d’une activité, comme une respiration ; et une pause plus longue entre deux activités, pour repartir avec l’esprit disponible vers d’autres décisions. En réalité, ces temps d’arrêt sont essentiels à double titre. Travailler sans pause menace non seulement notre productivité, mais aussi notre lucidité - cette lucidité qui seule nous permet de prendre de la hauteur par rapport à notre action... et d’éviter par exemple de perdre une demi-journée en partant sur une mauvaise piste.

publié le 26/11/2009